こんにちはプログレです。
皆さんは「早く仕事を終わらせたい」と思ったことありますか？
私は毎日思っています。
えっ、毎日かよ！
(^◇^;)
そんな私が、今実践している仕事時短術を紹介します。
デスクワークの仕事になるので、特にパソコンを使って業務を行っている人には、役に立つ情報だと思います。
それでは早速始めていきます。
ショートカットキーを使いまくる
主なショートカットだけ紹介します。Windows のショートカットとなります。
Outlook編
Alt ＋ L ：全員に返信
Alt ＋ R ：送信者のみ返信
Alt ＋ S ：メールの送信
ExcelとWord編
Ctrl ＋ H ：検索と置換
Ctrl ＋ F ：検索
頻繁に使うものは、クイックアクセスバーに登録して使っています。
クイックアクセスバーに登録すると、Altキーを押すと番号が出ます。
例えば出た番号が5であれば、Alt ＋ 5がショートカットになります。
良く使われるショートカット集をまとめました。
【よく使う】ショートカットまとめ５１選【超時短】
ぜひ近道使いましょう！
パソコン起動時アプリや特定ファイルなど自動立ち上げ設定
頻繁に使うファイル、朝一でいつも送っているメールなどを自動で立ち上がるよう設定することができます。
やり方
Windows キー ＋ R で「ファイル名を指定して実行の」ページを開きます。
そこに「shell:startup」と入れて OK ボタン。
したら、スタートアップのフォルダが開くので、表示させておきたいアプリ、ファイルのショートカット、メールをバンバン入れます。
以上です。
かなり便利なので、是非設定してみてください。
設定の停止
スタートメニュー → 「設定」アイコンをクリック（ギアマーク）
「アプリ」をクリック → 「スタートアップ」スタートアップアプリが表示されます。そのアプリをオフにすれば登録解除できます。
面倒な仕事は細かく分ける
私は、面倒な仕事ってなかなかスイッチが入らないです（笑）
本当に管理職ですか？
(^◇^;)
そこは間違えないです…
なので、面倒仕事だと感じた場合は、紙にやるべき手順を書きます。
一つ一つの工程を割と細かめに設定します（設定の基準は作業時間がだいたい5分〜10分で終わるレベル）
作業手順を時間ベースに落とし込んで書くと、それ自体がToDoリストやマニュアルになります。
つまり、めんどくさい仕事というのは、「工程が多いので面倒くさい」だけで、実際細かく書き出してみると、大したことないです。
しかも書き出すことによる恩恵はスイッチに留まらず、「品質」と「時間短縮」になります。
結局この長い工程を頭の中で考えると、どうしても作業漏れが発生してしまいます。
また、頭自体使うと疲れてしまうので、紙に書き出すことを強くお勧めします。
世の中には、人の仕事を妨害する輩がたくさんいると思います。
突然の電話対応、謎の緊急メールで、自分の仕事を中断せざるを得ないこともあると思います。
※私はOutlookのメール通知が煩わしいので、基本的に閉じています（笑）
電話などで作業を中断してしまうと、自分がせっかく集中していた作業がどこまで進んだか分からなくなってしまいます。
そういったことを防止するためにも、面倒な作業に関しては特に紙に書くことをお勧めします。
手入力作業を最小限にする
ショートカットを多用すること、Office機能を最大限に生かすことでケアレスミスが格段に減ります。
時間も有限ですが、脳の処理も有限です。もちろん脳は休まず常に働いていますが、集中できるのは限られた時間です。
そうと考えると、人の作業はパソコンと比べると、明らかに品質が悪いです。
品質が悪いことによって信用を失墜してしまう可能性もあります。
それを回避するために、手入力作業を最小限にする工夫が大切です。
工夫例
作業時間を細切れに設定する。
▶︎作業時間を細切れにすることで、集中力を維持することができます。
例えば、まず40分でタイマーをセットして、ある仕事に集中します。その後5分休憩など。あなたの作業スタイルに合わあった時間を設定してみてください。
「面倒な仕事は5分〜10分間隔で作業を書き起こす」と書きました。
自分の中で時間間隔を設定することで、自身をコントロールして、さらにはそれが仕事をコントロールすることになります。
時間は有限です。あなたの時間はとても貴重です。是非10分いや、2分を大切な時間だと心がけてください。
番外編
朝、昼食事制限
これ関係ないでしょ！と思うかもしれませんが、仕事する前に炭水化物を沢山摂取すると、眠くなってしまいます。
すると仕事効率にも影響してしまいます。
そのためここは番外編なので、読者に選択いただければ良いのですが、朝食を取らない。（私の場合は、温かいお茶いや子供が残したもので済ませてしまっています）
お昼もそれほど食べません。お昼を少し食べるとするとその後お昼寝するようにしています。
昼寝
これは必須です。私はお昼休憩中に20分の睡眠をとっています。
子供がコロナの影響で保育園に行くことができなくなってしまいました。
仕事をしながら子供を見るという環境がしばらく続きました。
その日のスケジュールはだいたい
朝3時起床
朝 3：00 ~ 8：00 仕事
8：00 ~ 12：00 子供と準備＆お出かけ
12：00 ~ 12：20 昼寝
12：30 ~ 仕事スタート
21：30就寝
朝3：00 起きは、午後9時を過ぎるととんでもない眠気に襲われます。でも慣れると体内時計が変わるだけなので、どうってことないです。
習慣を変えれば、なんでも変わります。
本日の記事いかがでしたでしょうか？
是非皆さんの貴重な時間のお役に立てるととても嬉しいです。
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