【今日から役立つ】ミスを減らして超仕事効率【簡単対策6選】

こんにちはプログレです。
皆様は仕事や勉強でミスしたことありますか？

私自身ミスはとんでもない数したし、しています。
人と比べると、おそらくミスしがちです。

細かい部分まで目がいきわたっていなくて、ケアレスミスがどうしてもなくなりません。どうしたら良いですか？

是非こちらの記事読んでみてください。

私自身、仕事上100% Quality の品質を求められ、かつQCしてくれるまでの体制が会社として成り立っておりません。
なので、自分が仕上げる段階で、かなり高品質のものを作る必要があります。

数々の図書やGoogle、まこなり社長も提案する具体策を含めて提示します。
ミスをしたことがある方にとって1つは役に立つ情報があるので、参考にしてください。

ミスの分析

ミスには大きく分けて4つあります。

メモリーミス

物事を忘れる
例)　頼まれた事を忘れる、指摘内容を忘れる

見落とし

気づけた筈だったものを、見落としてしまっている
例）　日々残業続きであったり、疲れていた。集中力がきれていて、見落としをしてしまっている。

伝達ミス

指示内容の根本の伝達がしっかりなされていない
例）上司や同僚の指示・指摘内容の意図が伝わっていない

判断ミス

指示内容の根本の理解がズレている
例）　物事の目的もしくはテーマを間違えて設定されている

自分が良くミスしてしまうことは、4つのどれかに分類される筈です。
ここからは、それぞれの対策について紹介します。

対策

メモリーミスへの対策

✅メモやタスク管理ツールを活用しましょう。

まず考え方を改めましょう。
万人に当てはまります。
あなたが1日覚えていられる数は4〜7単語です。
エビングハウスの忘却曲線にもあるように20分後には約40%忘れ、1日後には約70%忘れます。

人間の脳は忘れやすく作られています。
生存する上で、悪いことをずっと脳に貯めておくと、多大なストレスが発生してしまいます。
生存するためにもこういった能力が備わっています。
ここはほとんど個人差がないのであきらめてください。
パソコンで言うとHDD 外付けドライブを用意しましょう。
つまりメモを取るべき取ることです。
筆者がやっているのは「メモを取る」もしくはMicrosoft Officeツールである「Teamsのタスク」にどんどん入れています。
Teamsは「業務開始後2時間後」と「業務終了1時間前」に必ず確認しています。

見落とし

✅正確性を上げる

▶︎自分のミスの傾向を調べましょう。
自分がミスした場合、そのミスをノートに書き込んでください。
それを書きためることで、長期的には自分のミスの傾向が分析できて、短期的には見直すことでミスを防ぐことができます。

✅気づく
オフィスツールであれば、コメントを付けるなどして印をつけます。

解決方法を以下に分類します

• 自分で別資料を見ながら解決
• 上司や同僚に確認を要する
• 他部署への確認を要する
• クライアントへの確認を要する

取るべきアクションをしっかり落とし込める良いです。

「正確性」、「気づき」に当てはまりますが、寝ます。以下の記事で文献に基づいて睡眠の大切さと必要な時間をまとめました。

【文献情報あり】ストレスを小出しに発散【簡単おすすめ6選】

伝達ミス

✅上司や同僚の意見をもらう

これやらないことによって膨大なやり直しが発生してしまいます。
膨大なやり直しが発生するとそのぶん仕事が遅くなります。
なのでざっくり全体をとおして2割を仕上げたら、一旦指示者に共有してください。
そこで致命的な伝達ミスがあれば防ぐことができます。

✅アウトラインを作る
マインドマップや箇条書きでもいいので、仕事を進めるにおいて、どういう順番で進めるべきか決めてください。
仕事の簡単なレシピみたいなものです。

①目的を決める
②スケジュールを作成する
③他部署に仕事を依頼する
・
・
・

そのレシピが全てを網羅できるのか事前に確認してください。
これによって頭の中で考えるよりも、抜け漏れを防止できて、事前に自分自身の作業時間を確保することができます。

判断ミス

5W1Hで前提条件を作りましょう。

• • Who（誰が）
  • When（いつ）
  • Where（どこで）
  • Why（なぜ）
  • What（何を）
  • How（どのよう）

▶︎How to （どのような手順で）
▶︎How much （いくらで）

「仮説」とも言います。
抽象度の高い仕事をする場合、仮説が正しくないとやり直しにつながります。

なんとなくこんな感じかな〜と思って仕事していました。。。

その気持ちわかります。
私も元々そうでした。
でもそうすることで

なので、まず目標となる前提条件をしっかり決めて、それを上司と共有しましょう。
そうすることがやり直しは激減します。
また、時間にも余裕ができるのでしっかり網羅できるように落とし込むことができます。

あとがき

本日の記事いかがでしたでしょうか？
筆者は仕事のみならず、日頃忘れ物が多いです（笑）
なので、ミスに関しては積極的に情報を取り入れるようにしています。
こんなミスしがちな私でも上司や周りからある程度の信頼を得られているのは、都度対策を講じているからだと思います。プライベートだとLINEのKeepメモに書き込んだり、何かと紐づけて習慣化、複数購入して全てのバックに入れる（マスクとか）等を徹底しています。
私のようなうっかりさんでも意識することで少しずつですが変わりました。
皆さんも実践できるものがあれば、是非試してみてください。